4 טריקים לא ידועים של יומן Google שבהם אני משתמש כדי לתכנן את שבוע העבודה שלי – ולחסוך זמן
עקוב אחר ZDNET: הוסף אותנו כמקור מועדף בגוגל.
נקודות המפתח של ZDNET
- ל-Google Calendar יש פונקציונליות מעבר להוספת אירועים.
- הוספת קבצים מצורפים לאירועים חוסכת זמן.
- זימון פגישות מנהל זמני פגישות מרובים.
בתור אפליקציית לוח השנה המוגדרת כברירת מחדל עבור הרבה טלפונים אנדרואיד, יומן Google הוא הדרך הקלה ביותר לעקוב אחר לוח הזמנים שלך. אבל אם כל מה שאתה עושה הוא להוסיף אירועים, לקבל תזכורות לגבי האירועים האלה ולוודא שאתה לא שוכח מימי הולדת חשובים, אתה מפסיד כמה שיפורים עצומים בפרודוקטיביות ובזמן.
אתה בטח יודע על היכולת של יומן להוסיף באופן אוטומטי אירועי Gmail (תכונה זו מופעלת כברירת מחדל). כאשר אתה מקבל אימייל על אירוע, האירוע הזה יופיע בלוח השנה שלך לבד. אבל לכלי לוח השנה יש למעשה כמה תכונות חוסכות זמן שהרבה אנשים מפספסים. הנה הצצה כיצד להפיק יותר מיומן Google.
1. הוסף קבצים מצורפים לאירוע
אם אי פעם נאבקת למצוא כרטיס עלייה למטוס בזמן שעמדת בתור לטיסה או מספר אישור של מלון בדלפק הקבלה, זה בשבילך. לוח שנה מאפשר לך לצרף קבצים לכל אירוע, כך שיהיה לך מידע חשוב מוכן כשתזדקק לו.
כמו כן: גוגל מאמנת בינה מלאכותית על עוד יותר מהנתונים שלך עכשיו, אלא אם תבטל את הסכמתך – הנה איך
אם אתה מתכנן טיול, תוכל להוסיף הזמנות לבתי מלון, מסלולי טיול וכרטיסים ישירות ליומן שלך. אם יש לך אירוע ספורט, מוזיאון, קונצרט או אטרקציות בלוח השנה שלך, תוכל להכין את הקבצים המצורפים שלך לשימוש כדי שלא תצטרך לחפור בדוא"ל שלך כשאתה בתור. למטרות עבודה, תוכל לגשת בקלות לדוחות המצורפים לפגישה המתוכננת הבאה שלך.
השתמשתי בזה במהלך טיול בניו יורק, שם אשתי ואני שמרנו כרטיסים למוזיאונים ואטרקציות המצורפות לערך האירוע הכולל. פירוש הדבר לא היה לחפש ב-Gmail בזמן עמידה בתור.
כדי להוסיף קובץ מצורף לאירוע ביומן, תחילה העלה את הקובץ המצורף ל-Google Drive. ברגע שהוא שם, עבור לאירוע בלוח השנה שלך, הקש על כפתור העריכה בפינה השמאלית העליונה וחפש את "הוסף קובץ מצורף של Google Drive".
2. תן ללוחות הזמנים של הפגישות למצוא זמני פגישות
האם ניסיתם יותר לתאם לוחות זמנים לפגישה או פגישה? במקום סדרה של הודעות דוא"ל הלוך ושוב, השתמש ב- Calendar's תכונת לוח זמנים לפגישה.
תכונה זו מאפשרת לך ליצור דף הזמנה של שעות זמינות, ואנשים יכולים לבחור את המקום המתאים ביותר עבורם. כאשר מישהו מזמין מקום, הוא מוסר מרשימת הזמינות ומתווסף ליומנים של שני הצדדים.
כמו כן: כיצד להשתמש בערכות נושא ב-Google Messages כך שלעולם לא תשלח הודעה לאדם הלא נכון
זה שימושי מאוד לזמנים שבהם אתה מנסה לתאם פגישות עם הרבה אנשים ברצף — כמו מורה שמתזמן ועידות עם הורים או פגישת מגייסים עם מספר מועמדים.
אתה יכול להשיג תוצאה דומה על ידי לחיצה על הכרטיסייה "מצא זמן" לצד פרטי האירוע לאחר שכל המשתתפים הסכימו. לוח השנה מכסה את לוח הזמנים של כולם זה לצד זה, כך שתוכל לראות מיד משבצת פתוחה.
3. נצל את מקשי הקיצור
אם אתה משתמש ביומן Google במחשב שולחני, אתה יכול לחסוך הרבה זמן עם קיצורי מקלדת. תצטרך להפעיל את התכונה הזו (תמצא אותה בהגדרות), אבל כשתעשה זאת, תוכל לשנות בין ימים, ליצור אירועים ולחפש ביומן שלך מבלי להגיע כל הזמן לעכבר.
כמו כן: כיצד לנקות את המטמון של טלפון אנדרואיד – השגרה של 30 שניות שכל משתמש צריך לעשות
לדוגמה, Ctrl+C מאפשר ליצור אירוע חדש, Ctrl-T קופץ להיום בלוח השנה, Ctrl-W עובר לתצוגת שבוע ועוד. זה לא משהו שכולם ישתמשו בו, אבל אם אתה מתזמן כל הזמן פגישות, אתה מנהל מספר לוחות שנה, או שאתה מבלה הרבה זמן ביומן Google, זה חוסך זמן גדול ברגע שאתה מוריד את זיכרון השרירים שלך.
וזה לא קיצור מקלדת, אבל באותו אזור, אתה יכול להקליד cal.new ישירות בשורת הכתובת של הדפדפן שלך, וזה יעביר אותך לדף אירוע חדש.
4. הגדר מייל תזכורת יומית
אני מסוג האנשים שקובעים תזכורות קבועות, ובדרך כלל יהיו לי התראות יומן, התראות אלקסה ועוד למשימות קריטיות. אבל יומן Google מציע אפשרות לשלוח לך מייל סיכום יומי בכל בוקר.
עבור להגדרות שלך, בחר את היומן הראשי שלך ולאחר מכן בחר "הודעות אחרות". שנה את "סדר היום" ל"אימייל", ותגדיר בכל בוקר הודעה עם סיכום של לוח הזמנים של היום שלך. במקום להציץ בלוח השנה שלך בכל בוקר ואז להסיח את דעתך עם משהו אחר, אתה יכול לראות סקירה מהירה של כל אירועי היום שלך עוד לפני שאתה קם מהמיטה.